ビジネス文書の管理と統制

ＳＥという仕事柄、システムの仕様書や各種技術資料を作成することが多く、 自分のパソコンのディスク容量のほとんどがそんなファイルで埋め尽くされています。
自分なりにファイル管理をしているので、 自分自身ではどこに何を保存してあるのかはすぐにわかるようになっています。

しかし、あるとき急に入院してしまったら、どうなるでしょう。
実際に過去２回、そういった事を経験しました。
身動きがとれない状況に関わらず会社から病院に電話がかかって来て、あのファイルはどこだとか、 ＰＣのパスワードやメールのパスワードを確認されたりとか、大変でした。
共有サーバーで文書管理をするのも１つの手ですが、 外注さんも多くいるので、 特にお金の話が書いてある文書については共有サーバーに置くのは不安があります。
ファイル共有が簡単に出来て、なおかつセキュリティ上安全なシステムが導入されないものでしょうか。